Юрий Купрашевич, генеральный директор SeaData, и Иван Собакарь, руководитель проектов SeaData, о факторах, которые определяют конкурентоспособность логистического провайдера.
Сфера транспортно-логистических услуг, в особенности в области автомобильных перевозок, сегодня переживает свой «золотой век». Высокая конкуренция, спрос на самые различные, включая высокоспециализированные, направления и интенсивное строительство новых перегрузочных комплексов позволяет говорить здесь о настоящей борьбе за заказчика. Чем может заинтересовать клиента экспедитор или перевозчик? Оперативностью реакции на запрос клиента, сроками доставки, стоимостью, дополнительными услугами и, конечно же, сервисом.
От чего зависит скорость и сервис, который логистическая компания может предложить своим клиентам? Во многом – от самих сотрудников. Именно они обрабатывают заявки, выбирают подрядчиков, проводят котировку и планирование перевозки. Именно они работают с отклонениями, возникающими на всех стадиях взаимоотношений с клиентом, от разработки схемы перевозки и котировки предварительной заявки клиента до отклонений, возникающих непосредственно в процессе перевозки. Именно от их своевременной подачи заявки на выполнение промежуточных операций зависят простои в процессе исполнения заказа и, как следствие, оптимальность исполнения заказа в целом. Особенно же это важно в проектных перевозках, когда нет готового решения, и маршрут, подрядчики, пункты перевалки уточняются и согласуются в ручном режиме сотрудниками нескольких подразделений. Выходит, конкурентное преимущество компании и сервис для клиента зависит в том числе и от слаженности и скорости работы сотрудников самой логистической компании.
Сложность сферы логистических услуг как таковой заключается в том, что состав и порядок подключения сотрудников и подразделений в процессе их оказания неодинаков. В зависимости от направления, условий перевозки, характеристик груза и требований клиента последовательность подключения и задействования тех или иных подразделений компании, подрядчиков, региональных офисов, сопровождающие данную перевозку будут совершенно разными. В итоге сотрудники работают не по отлаженной схеме, не в рамках фиксированного бизнес-процесса, а вынуждены постоянно находиться в едином информационном поле, держать руку на пульсе и реагировать на частые изменения в постановке задачи. Это повышает риск «человеческого фактора» в рамках и без того непростой задачи. Цена ошибки здесь может даже превышать маржу от перевозки, поэтому контроль своевременности и полноты отработки вопросов и последовательности взаимодействия подразделений на всех уровнях является необходимым условием для конкурентоспособности компании на рынке.
Перечисленные выше особенности, характерные для логистики, являются одними из ключевых ее отличий от других отраслей, где бизнес-процессы фиксированы и сотрудники работают по статичной схеме взаимодействия с коллегами. Они же и являются ключевым ресурсом для повышения эффективности работы логистической компании.
Занимаясь автоматизацией транспортно-логистического бизнеса с 2010 года, мы успели приобрести большой опыт работы с компаниями разных масштабов, от небольших экспедиторских компаний до крупных логистических холдингов, от автоматизации импортных контейнерных перевозок до международных перевозок проектных грузов и т.п. Совокупный опыт работы в этой сфере позволил нам выявить ключевые особенности процессов логистических компаний и выработать правильной подход к их автоматизации, разработать соответствующие программные решения, отвечающие требованиям современной логистической компании и решающие задачи планирования, прогнозирования, отслеживания и превентивного анализа ситуации, управляющие последовательностью подключения и взаимодействия подразделений компании на всех стадиях – от предпродажной до закрытия заявки и выявления ценовых отклонений.
Развитие наших решений и подхода проходило эволюционно – от простой разработки и внедрения учетной системы до создания полноценной системы и методики автоматизации, подразумевающей полноценную автоматизацию и управление процессами планирования, анализа условий выполнения и непосредственного выполнения заявок клиентов.
В итоге было выработано оптимальное сочетание отработанной бизнес-модели работы логистической компании с компьютерной автоматизацией и алгоритмами помощи сотрудникам в их повседневных задачах. Сочетая частично открытый исходный код с простой и понятной бизнес-моделью, наши решения позволили предложить решение повседневных задач для менеджеров, сбора статистики для аналитиков и контроль финансовых показателей и KPI для руководителей компании.
В частности, для организации работы менеджеров-логистов в системе создан механизм, называемый «транспортная схема». Эта схема содержит детальное описание шагов исполнения заказа клиента и взаимосвязи между ними, определяет последовательность подключения подразделений в ходе выполнения конкретной заявки, сроки, подрядчиков, себестоимость каждого их шагов. У каждой операции, входящей в схему, указан ответственный за контроль исполнения сотрудник, список согласующих, плановые и фактические (появляются по мере исполнения перевозки) показатели. При этом сотрудники видят только свои задачи и работают с простыми и понятными интерфейсами, где представлена только информация, требующая немедленной реакции. При этом, за передачу эстафетной палочки от подразделения к подразделению (передач ответственности за исполнение каждого шага логистического заказа) отвечает программный продукт, что практически сводит на нет основную причину большинства издержек в логистике – несвоевременное информирование «соседнего подразделения» о предстоящем объеме и сроках осуществления того или иного шага перевозки. При желании менеджер может увидеть список своих задач в виде календаря, где указаны как выполненные и текущие, так и будущие задачи с разбивкой по дням. Таким образом, сотрудник понимает план работ на ближайшие дни и может управлять своим рабочим временем.
Для аналитиков и руководителей компании предусмотрен сбор большого объема аналитических отчетов и механизмы прогнозирования узких мест и заблаговременного уведомления о них. Прогнозирование узких мест – это одна из самых любопытных возможностей системы, позволяющая просчитывать ресурсные и финансовые ограничения, которые могут сложиться в будущем и информировать пользователя о том, что в указанные дни достигаются пределы по отслеживаемым числовым значениям. Это может быть прогнозирование исчерпания собственных или привлеченных транспортных средств, ограничения склада/терминала, которые делают невозможной запланированную погрузку/выгрузку, лимит использования денежных средств, например, на хранение контейнеров в день (позволит не допускать сверхнормативного хранения) и т.п. При этом система опирается на плановую информацию по операциям, которые запланированы в согласованных перевозках, что позволяет говорить о достоверности отслеживаемых показателей и возможности избежать прогнозируемых издержек путем перепланирования выполнения тех или иных заявок.
Применяемый нами механизм «транспортной схемы» может отражать не только действия по физической перевозке. Это могут быть разнарядки и для внутренних подразделений, позволяющие организовывать работу внутри компании. Согласование договоров, подготовка таможенных документов, отправка коносаментов – все это может организовываться и управляться через операции транспортной схемы. А поскольку у каждой операции есть ответственный за ее выполнение (в т.ч. это может быть группа лиц), то такая простая на первый взгляд система позволяет организовывать работу людей разных, в том числе территориально разделенных, подразделений. Таким образом, решается одна из ключевых задач в борьбе за рынок – повышается уровень клиентского сервиса путем повышения слаженности и скорости взаимодействия между сотрудниками компании при выполнении любых, даже самых нестандартных задач.
Все, что описано выше, реализовано в наших программных продуктах (в частности, в DATACore: LMS), с которыми можно ознакомиться на нашем сайте www.seadata.ru.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции