Электронный документооборот и административные процедуры

Sea News продолжает серию публикаций, посвященных внедрению механизма «единого окна» в морских пунктах пропуска через государственую границу.

Владимир Коростелев
Директор проекта Single Window «Группы Морской Экспресс»
Представитель ассоциаций морских агентов
Калининграда, Санкт-Петербурга и Юга России в Москве

Влияние электронного документооборота на сохранение рудиментарных административных процедур

Термин «электронный документооборот» связан с устаревшим подходом к внедрению безбумажных информационных технологий, заключающимся в замене традиционных бумажных документов их электронными копиями. При этом подходе не предполагается ни изменение существующих административных процедур обработки документов, ни сокращение численности сотрудников государственных контрольных органов (далее – ГКО), занятых их проверкой, ни совершенствование технологии государственного контроля лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных в морских пунктах пропуска через государственную границу (далее – МПП). Указанный подход бесперспективен, так как он не учитывает важности сокращения и гармонизации данных и, таким образом, не соответствует требованиям международных рекомендаций ЕЭК ООН по построению механизма «единого окна».

В то же время внедрение электронного обмена данными (далее – EDI) предполагает замену множества бумажных документов 1-3 электронными сообщениями, состоящими из неповторяющихся стандартных элементов данных, пригодных для описания всех областей деятельности в управлении, торговле и на транспорте.

Элемент данных представляет собой неделимый блок, предназначенный для передачи информации, например, наименование судна, фамилия капитана, порт убытия, номер контейнера и т.д. Существуют международные справочники элементов данных, – например, ООН или ВТамО, в которых для каждого элемента данных определены методы идентификации, описания и представления значений и которые утверждены международным стандартом (ИСО 7372).

В соответствии с Рекомендацией №33 ЕЭК ООН в «едином окне» должно выполняться правило: «если информация имеет электронный формат, то отдельные элементы данных должны предоставляться только один раз». В этих целях при разработке «единого окна» обязательно осуществляется не только сокращение количества документов (электронных сообщений), но и упрощение и стандартизация элементов данных.

В соответствии с Рекомендацией №34 ЕЭК ООН «Цель упрощения данных заключается в устранении избыточности и дублирования при представлении данных о международной торговле и транспорте государственным ведомствам. Конечная цель заключается в определении единого набора данных и сообщений для удовлетворения всех потребностей государственных ведомств в информации, касающейся процедур импорта, экспорта и транзита. Такой стандартный набор данных содействует снижению расходов, упрощению работы государственных ведомств и торговых организаций и предоставлению более своевременной и точной информации, что способствует более эффективному управлению рисками, росту уровня безопасности и доходов при одновременном повышении степени соблюдения трейдерами предъявляемых к ним требований».

Поэтому в международных стандартах и рекомендациях вместо «электронного документооборота» применяются термины «элемент данных» и «электронный обмен данными».

Разработку и сопровождение международных стандартов электронного обмена данными осуществляет Центр ООН по упрощению торговых процедур и электронным деловым операциям – СЕФАКТ ООН, действующий под эгидой ЕЭК ООН. Международным стандартом электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте является ЭДИФАКТ ООН. СЕФАКТ ООН поддерживает и развивает международный стандарт электронного обмена данными ЭДИФАКТ ООН и международный справочник элементов внешнеторговых данных (далее – СЭВД ООН). Синтаксические правила ЭДИФАКТ ООН закреплены международным стандартом ИСО 9735 (ГОСТ 6.20.1-90). Применение справочников СЭВД ООН закреплено международным стандартом ИСО 7372 (ГОСТ 6.20.2-91).

Библиотека ЭДИФАКТ ООН включает свыше 200 стандартных сообщений ООН (UNSM – United Nations Standard Message, англ.), которые могут применяться для самых различных отраслей деятельности.  Стандартное сообщение ЭДИФАКТ ООН имеет идентификатор, состоящий из шести букв и отражающий краткое наименование сообщения, например:

CUSDEC – таможенная декларация (CUStoms DEClaration, англ.)
CUSRES – ответ из таможни (CUStoms RESponse, англ.)

В зависимости от набора данных, предназначенных для передачи внутри сообщения UN EDIFACT, разработчик выбирает версию стандарта (например, D.16A), тип сообщения (например, CUSDEC) и необходимые для передачи данных сегменты и сегментные группы внутри сообщения. В результате для каждого сообщения ЭДИФАКТ ООН формируется прикладное подмножество стандартного сообщения – так называемый SubSet (англ.), состоящее обязательных стандартных сегментов и условных сегментов, выбранных пользователем. Из одного стандартного сообщения ЭДИФАКТ ООН могут быть разработаны несколько подмножеств (SubSet) форматов прикладных сообщений для различных функциональных задач.

В СЕФАКТ ООН принят ряд Международных рекомендаций ЕЭК ООН. Международные рекомендации №№33, 34, 35, 36 ЕЭК ООН посвящены вопросам внедрения механизма «единого окна». Другие рекомендации ЕЭК ООН регламентируют применение международных списков кодов и использование стандарта ООН для электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ ООН).

Применение международных кодов и классификаторов очень важно, как в механизме «единого окна» МПП, так и при информационном обеспечении внешней и взаимной торговли, в том числе при решении задачи прослеживаемости товаров на всей цепи поставки. Международными рекомендациями ЕЭК ООН введены следующие международные списки кодов, обязательные к применению в ЭДИФАКТ ООН и СЭВД ООН:

Таблица 1. Международные списки кодов, обязательные к применению в ЭДИФАКТ ООН и СЭВД ООН

Международная рекомендация №25 ЕЭК ООН посвящена использованию стандарта ООН для электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ ООН). В соответствии с Рекомендацией №25 ЕЭК ООН:

«10. Во всех случаях, когда в конкретной сфере хозяйственной деятельности и/или управления страны задействованы и частные, и государственные субъекты и если внедрение ЭОД в качестве современного средства технологии связи считается желательным в этой области или доказало свою целесообразность в аналогичных случаях в других странах, регионах или сообществах, национальному правительству соответствующей страны  рекомендуется инициировать, поддерживать и поощрять использование стандарта ЭДИФАКТ ООН для международных операций в этой конкретной сфере путем принятия соответствующих мер».

«13. При внутреннем применении ЭОД, осуществляемом на национальном, региональном или местном уровне в рамках нового или существенно более совершенного механизма обмена данными, государственные органы должны выбирать стандарты таким образом, чтобы обеспечить возможность перехода к ЭДИФАКТ ООН».

Международная конвенция об упрощении и гармонизации таможенных процедур (Конвенция Киото) также рекомендует применение международных стандартов ЭДИФАКТ ООН. В разделе «Рекомендации, раздел 7 «Применение информационных технологий» Генерального приложения к Киотской конвенции предписано использование следующих форматов сообщений:

«6.1. Обмен информацией с торговыми партнерами

Между таможенными службами и торговыми партнерами происходит обмен информацией в основном по экспорту и импорту товаров. По действующей схеме ЭОД эту информацию получают таможенные службы с использованием таких международных общепринятых сообщений, как:

• CUSDEC: ЭДИФАКТ ООН Сообщение о таможенной декларации
• CUSCAR: ЭДИФАКТ ООН Сообщение о грузовой декларации
• CUSREP: ЭДИФАКТ ООН Сообщение, касающееся отчета о перевозке
• CUSRES: ЭДИФАКТ ООН Сообщение ответа таможенной службы
• CUSEXP: ЭДИФАКТ ООН Сообщение таможенной службы об экспресс-партиях товара».

Применение стандартных справочников ЭДИФАКТ ООН позволяет упростить процесс разработки электронных документов в синтаксисе «расширяемого языка разметки» XML (eXtensible Markup Language, англ.). Простой и относительно легкий для внедрения синтаксис XML характеризуется отсутствием строгой организации структур, справочников и кодов, присущих ЭДИФАКТ ООН. По этой причине появилось множество разнотипных разработок в синтаксисе XML, в которых применяются несовместимые коды и классификаторы.

ЭДИФАКТ ООН активно используется на морском транспорте с момента его появления в 1987 году. В настоящее время во множестве механизмов «единого окна» и информационных систем морского транспорта реализован электронный обмен данными на основе ЭДИФАКТ ООН. Однако появляются разработки на основе синтаксиса XML. Сравнение достоинств и недостатков ЭДИФАКТ ООН и XML приведено в таблице 2:

Таблица 2. Сравнение синтаксисов электронного обмена данными ЭДИФАКТ ООН и XML

Гибкость расширяемого языка разметки XML одновременно является и сильной, и слабой его сторонами. Использование «международного стандарта» XML без согласования с требованиями международных справочников и моделей данных зачастую приводит к несовместимости форматов электронных сообщений XML между собой и, как следствие, к необходимости индивидуальной настройки информационного взаимодействия, с чем связаны неизбежные финансовые расходы.

В то же время использование международного справочника СЭВД ООН гарантируется единство наименований, представлений, размерности и порядка заполнения (списки используемых кодов) для всех элементов данных в существующих или разрабатываемых документах. При этом электронный обмен данными между участниками внешнеэкономической деятельности реализуется без затруднений.

Специальная техническая спецификация (международный стандарт) описывает способ преобразования структуры сообщения ЭДИФАКТ ООН в аналогичную структуру в синтаксисе XML (генерация из ЭДИФАКТ ООН соответствующей XML-схемы):

ISO/TS 20625:2002. Electronic data interchange for administration, commerce and transport (EDIFACT) — Rules for generation of XML scheme files (XSD) on the basis of EDI(FACT) implementation guidelines.

При этом количество руководств по применению прикладных сообщений ЭДИФАКТ ООН (MIG) будет соответствовать количеству аналогичных форматов сообщений XML (XML-схем). Такой подход реализован в информационных системах розничных торговых сетей, входящих в некоммерческое партнерство ECR-Rus для электронного обмена данными с поставщиками (электронные заказы и отслеживание отгрузки товаров), и широко используется с 2004 года.

С принятием нового Таможенного кодекса ЕАЭС получили юридическую правомочность электронные документы. При этом российские разработчики информационных систем столкнулись с «детской болезнью» перехода от обработки от бумажных документов к электронным. Еще в 90-х годах прошлого века европейские специалисты «переболели» попытками переноса без изменения всех реквизитов бумажных документов в «юридически значимые» электронные документы. Указанный подход – тупиковый. Он не учитывает того, что во множестве бумажных документов из одной и той же предметной области однотипные сведения об участниках (перевозчиках, декларантах, наименовании и флаге судна и т.д.) повторяются из документа в документ, поэтому нет необходимости повторять их (дублировать) при передаче каждого электронного документа.

Напротив, международные рекомендации ЕЭК ООН требуют, чтобы была проведена ревизия всех передаваемых в ГКО элементы данных с целью реализации их представления в звене B2G («бизнес – государство») один раз. Так сведения, представленные во множестве бумажных форм документов, утвержденных международной конвенцией ФАЛ ИМО, которые перевозчик обязан представить в ГКО при прибытии и убытии судна, в электронном виде могут быть переданы в форме ОДНОГО стандартного электронного сообщения ООН тип GOVCBR (Government Cross Border Regulation Message, англ.), разработанного Всемирной Таможенной Организацией (World Customs Organization – WCO, англ.) в рамках модели данных WCO DM ver.3.

Именно поэтому в международных стандартах (ISO 9735, ISO 7372, WCO DM) и рекомендациях не употребляются присущие старому Таможенному кодексу термины «документы» и «сведения». Вместо них используются более соответствующие ЦИФРОВОЙ ЭКОНОМИКЕ термины «данные», «элементы данных» и «сообщения».

Разновременная проверка и обработка 8-10 форм бумажных документов 6-8 государственными контрольными органами в порту (МПП), полученных от перевозчика, должна отличаться от обработки тех же сведений, полученных в форме только 1 (одного) электронного документа (сообщения), представленного перевозчиком только одному уполномоченному органу через механизм «единого окна».

Именно поэтому должны быть разработан новый порядок работы с электронными документами (сообщениями) в МПП, в том числе: новая «Инструкция о действиях должностных лиц таможенных органов, совершающих таможенные операции и проводящих таможенный контроль в отношении судов, используемых в целях торгового мореплавания, а также товаров и транспортных средств, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза этими судами», новая «Типовая схема организации пропуска через государственную границу российской федерации лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных в морских и речных (озерных) пунктах пропуска через государственную границу Российской Федерации» и другие нормативные документы.

В соответствии с Международной рекомендацией ЕЭК ООН №34 необходима гармонизация данных в механизме «единого окна». Ошибка бездумного переноса (копирования) сведений из бумажных форм в электронные документы недопустима.

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции