Автоматизация мультимодальных перевозок: мифы и реальность

Работая много лет в области автоматизации деятельности транспортно-экспедиторских компаний и таможенных представителей, а также отделов логистики и таможенного оформления в крупных компаниях, могу сказать, что вокруг автоматизации сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например:

• считается, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно, для этих целей достаточно использовать простые таблицы Excel;
• бытует мнение, что автоматизация необходима только крупным холдингам, а малому и среднему бизнесу можно и обойтись без нее;
• многие думают, что затраты на автоматизацию колоссальны, а экономический эффект не всегда очевиден.

Цели автоматизации, на которые большинство владельцев бизнеса обращают внимание, и которые, безусловно, стоят того, чтобы потратить на них время и деньги:

1.План-фактный анализ заказов

Он позволит точнее планировать расходы на каждый заказ. Появится возможность управлять ценами, рассчитывать себестоимость с большей точностью — а значит, получить конкурентное преимущество. Данный подход позволит оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его заказчику.

2. Увеличение скорости бизнес-процессов

Этот параметр напрямую влияет на количество продаж, т.к. бизнес-процесс продажи товаров или услуг, где в качестве составляющей присутствуют перевозки или таможенное оформление, сложен. При наличии системы автоматизации вырастет скорость расчетов, а значит, что тоже будет являться конкурентным преимуществом.

3. Точность процессов — например, обслуживания клиентов

Как посчитать недовольство клиента, которому нечетко обозначили стоимость перевозки или таможенного оформления или забыли сообщить о необходимости получения разрешительного документа? Если разбить процесс на части и автоматизировать контроль за его выполнением, вырастет лояльность клиентов и качество обслуживания. Налаживание своевременного информирования заказчика о состоянии взаиморасчетов или перемещениях грузов – немаловажная часть организации бизнес-процесса.

4. Заполнение и согласование договоров.

Всем знаком «стандартный» процесс – взять шаблон, вручную внести реквизиты, вручную заполнить дополнительное соглашение, отправить по электронной почте на согласование и при необходимости исправить ошибки. Представим другой процесс – заполнение договора происходит автоматически, дополнительное соглашение формируется прямо из программы, а весь «маршрут» согласования договор проходит прямо в системе. Автоматизация данного бизнес-процесса поможет сэкономить много времени и избежать ошибок.

5. Выставление счетов покупателям

Часто выставление счетов происходит через согласование с бухгалтером по электронной почте. Этот процесс занимает много времени. Если заполнение счета проводится менеджером, это может привести к некорректному выбору организации, договора, ставки НДС. Давайте представим, что в системе учета при выставлении счета сразу контролируется корректность выбора договора, корректность заполнения основания платежа и автоматически производится контроль ставки НДС. Это может сэкономить много времени и минимизировать ошибки.

6. Работа с заявками на платежи

Оплата авансов подрядчикам или оплата по счетам часто происходит через согласование по электронной почте. Такой подход при согласовании оплаты не дает возможности проверить текущее состояние взаиморасчетов c подрядчиком и проконтролировать разнесение затрат по заказам. Также работа через электронную почту не дает возможности провести анализ затрат за какой-то период времени. Наличие системы автоматизации позволяет выполнить все эти операции.

7. Автоматизированное заполнение печатных форм

Часто при отсутствии системы автоматизации заявки на вывоз контейнера из зоны таможенного оформления, заявка или поручение экспедитору делаются вручную в Excel. Представим, что теперь все эти функции можно сделать из автоматизированной системы. Получится очень значительная экономия времени на заполнении необходимых документов и появится возможность избежать ошибок.

8. Увеличение скорости обмена данными между различными системами и минимизация ошибок при обмене

Не нужно стремиться реализовать систему по принципу «Все в одном». Все равно для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности будет использоваться специализированное программное обеспечение. Не нужно пытаться реализовать в операционной системе полноценный функционал заполнения декларации на товары. Необходимо наладить обмен данными между различными системами таким образом, чтобы избежать ввода одних и тех же документов в различные системы. Это приведет к значительной экономии времени и минимизации ошибок.

9. Автоматическое формирование отчетности

В случае реализации алгоритмов создания отчетов можно сэкономить значительное время на подготовке данных для отчетов и их составления, а также избежать ошибок при формировании отчетов. Сформированные отчеты позволят принимать взвешенные и аргументированные управленческие решения.

10. Освобождение времени руководителя

Время руководителя всегда стоит дорого. Без автоматизации много времени тратится на звонки, вопросы, уточнения, пояснения. Если сократить трудозатраты, появится больше времени на стратегические и важные задачи.

Цели автоматизации, которые владельцы бизнеса зачастую ставят, но которые не стоят потраченного времени и усилий:

• Желание и дальше поддерживать уже имеющиеся закрытые системы (нет исходного кода, соответственно, нет возможности передать систему на сопровождение альтернативному поставщику) или решения на устаревших платформах (Delphi 7, Access и прочие – т.е. платформы, по которым на рынке не найти специалистов в силу их морального устаревания и возраста);
• Желание реализовать в одной (единой) базе данных все задачи – от CRM, заявки на расчет до заполнения декларации на товары и сдачи бухгалтерской отчетности – очень вредное и распространенное заблуждение, т.к. очень сложно или очень дорого найти поставщика, который одинаково хорошо решал бы все задачи или у которого было бы типовое решение под все эти задачи. Кроме того, когда все сосредоточено в одной системе, это существенно повышает риски вынужденных и незапланированных простоев бизнеса, т.к. любая проблема в системе будет носить глобальный, а не локальный характер и затрагивать все процессы. Вместо этого оптимальным является подход так называемой «продуктовой модели», где под каждую крупную задачу выбирается наиболее подходящее решение и наиболее компетентный вендор, который это решение адаптирует под клиента, а затем, после внедрения каждого элемента такой модели, следует интеграция всех решений между собой, что на выходе дает полное ощущение, что вы работаете в единой системе, но при этом вы свободны от ее рисков;
• Желание автоматизировать крайне редко происходящие процессы;
• Желание автоматизировать то, что заведомо не будет выполняться/использоваться: например, заставить клиентов заполнять на сайте заявку, состоящую из 20 страниц, ради автоматизированной тарификации, – в результате на заполнение и реализацию расчетов уйдет много времени, но функция не будет востребована пользователями, время и деньги будут потрачены впустую;
• Желание наделить программное решение функциями искусственного интеллекта, например, полностью роботизировать общение с клиентами, или реализовать функции прогнозирования (оценить вероятность востребованности товара или услуги, сезонность продаж или устранить другие внешние факторы). Все, что связано с искусственным интеллектом, имеет свои особенности, и ключевые из них – это потребность в очень, очень большом количестве формализованных примеров для обучения нейронной сети (как минимум, это данные за несколько лет), плюс крайняя дороговизна специалистов по ИИ.   Нейронная сеть очень хорошо обучается и работает на старых данных, но при появлении новых факторов и/или данных ее поведение становится непредсказуемым (точнее, ее поведение тяготеет к уже известным ей случаям). По этим причинам ИИ используется в статических (с точки зрения внешних условий) задачах (распознавание образов, речи и т.п.) и не может эффективно использоваться в бизнес-задачах (т.к. расчеты, принятие решений в условиях отклонений/изменений, когда важна правильная реакция на изменения привычного течения процессов или внешних условий).

Положительные эффекты от автоматизации, которые часто наблюдаются на практике при правильной постановке целей:

• автоматизировать документооборот от коммерческого предложения до акта сверки. Это дает возможность автоматически создавать, хранить и искать документы по принципу «одного окна», а также настроить доступность документов для разных пользователей;  
• разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для стратегического развития компании; 
• оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании, не тратя на это время и ресурсы сотрудников;  
• оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, может быть, даже кого-то сократить;  
• минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;  
• безопасно хранить информацию – каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;  
• улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;  
• эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль; 
• повысить прозрачность бизнеса в целом для акционеров и топ-менеджеров компании.

Автоматизация помогает сотрудникам работать с клиентами и друг с другом в единой информационной системе, клиентам — получать своевременное и качественное обслуживание, руководителю — видеть реальные результаты работы сотрудников. Такая прозрачность не только формирует позиционирование компании, но и ведёт к росту выручки благодаря исключению конфликтов и повышению лояльности клиентов, а также стандартизации процессов (стандартный, фиксированный бизнес-процесс — признак надёжной компании).

Кроме того, автоматизация позволяет накапливать данные для последующего анализа и принятия стратегических решений, что открывает новые перспективы для работы с клиентами: можно совершать дополнительные продажи, сегментировать, планировать акции, менять ассортимент и прочее.

В противовес, при отсутствии автоматизации, любое решение, принятое по наитию, без анализа качественных и количественных показателей, скорее всего, обернётся провалом. Собирать данные вручную, в Excel или Access — тяжёлый и неблагодарный труд, поскольку такую информацию легко потерять или повредить, а организована она, как правило, из рук вон плохо. Автоматизация помогает собирать данные в базах данных, а СУБД надёжно хранит данные и позволяет интерпретировать их и строить сложные срезы. Кроме того, хранение информации в базе данных несравнимо безопаснее: права доступа, резервное копирование, аппаратная защита позволяют хранить всю коммерческую и производственную информацию максимально надёжно.

Теперь о выборе системы автоматизации. При выборе системы можно пойти двумя путями: 

1.Использовать типовой («коробочный») продукт или «облачный» сервис;

2.Разработать и внедрить индивидуальное программное решение; 

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи – в ряде программ возможности донастройки (доработки) сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Оптимальный для многих компаний вариант – приобрести готовое решение с возможностью донастройки и доработки, быстро запустить его, а в случае необходимости – начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи компании.

Разработать систему самостоятельно и самостоятельно же внедрить – по состоянию на 20-ые годы 21 века это долгий, сложный и дорогой путь с подбором стека технологий и наймом разработчиков в штат (уверяю, можно не один раз поменять команду, т.к. банально невозможно оценить компетенции разработчиков по резюме), затянутыми сроками (внутренний заказчик зачастую грешит постоянными изменениями в первоначальной постановке задач), неизбежными сложностями внедрения (столкнувшись с этим в первый раз, вы точно придете в выводу, что серьёзно недооценили временную и организационную нагрузку, которая ложится на организацию, и никак не предполагали, что может быть такое неявное и скрытое сопротивление со стороны рядовых сотрудников) и т.д. Сложно придумать сферу, которой бы подошёл этот вариант.

Итак, цели автоматизации обозначены, предполагаемые результаты описаны, способ выбора системы указан. Что же дальше?

Ведь все равно остаются вопросы: а если нет оформленных бизнес-процессов, нет производственного ресурса, нет опыта по автоматизации у руководителя и ключевых менеджеров и т.д.?

Могу порекомендовать присмотреться к нашему готовому решению TMS Lite, которое уже «в коробке» может обеспечить решение всех обозначенных выше задач, а также может быть адаптировано под потребности заказчика. Особенностью решения является то, что, с одной стороны оно довольно лаконично по функционалу, и это «вылизанный» функционал, т.е. можно начинать работу в типовой версии системы практически сразу, с другой стороны, решение построено на 1С Предприятии и может быть в последствии сильно кастомизировано (адаптировано/доработано) под ваши требования, что исключает ловушку «закрытых систем». Наличие в нашем штате бизнес-аналитиков позволяет начать автоматизацию даже тогда, когда нет четкого описания бизнес-процессов и непонятно, за что браться в первую очередь. Причем, наши специалисты – это не просто хорошие ИТ-разработчики, это профессионалы, которые прекрасно понимают ваш бизнес и говорят с вами на одном языке. Они  помогут вам:

• выяснить, как автоматизация может повысить эффективность бизнеса;
• выявить задачи для автоматизации и описать бизнес-процессы;
• предложить варианты решения обозначенных задач.

Должен отметить, что на рынке представлено очень мало аналогов TMS Lite, которые:

с одной стороны, позволяют автоматизировать деятельность мультимодальных экспедиторов и таможенных представителей, что называется, «из коробки», т.е., установить типовую версию программного продукта и сразу начать работу в ней;

с другой стороны, построены на распространенной платформе (1С Предприятие) и имеют открытый исходный код, что позволяет впоследствии кастомизировать решение как с участием, так и без участия разработчика (как бы крамольно это с моей стороны ни звучало, но независимость от разработчика – очень важное условие безопасности и развития вашего бизнеса).

Какова же стоимость автоматизации в описанном выше случае? По опыту, стоимость автоматизации в малом и среднем бизнесе обходится примерно около 0,5% от годового оборота компании и до 10% от годовой прибыли. Прямо скажем, невеликие инвестиции при сроке окупаемости менее года

Информация о программном продукте TMS Lite доступна по ссылке.